Monday, July 2, 2018
sumber: thebalance.com
Menyiapkan Event Komunitas atau Fund Raising (Penggalangan Dana)
Event komunitas atau
kegiatan fundraising sesungguhnya tidak hanya melulu dikemas dalam bentuk
campaign online atau indoor dalam bentuk gala dinner, tapi juga tentunya akan
menarik jika dikemas dalam sebuah event outdoor yang melibatkan banyak
orang.
Selain kampanye
dapat terlihat dalam bentuk publikasi yang besar, tentunya dari acara
fundraising ada tujuan utama yang ingin dicapai, yaitu pengumpulan dana yang
signifikan dan tentunya awareness terhadap issue yang ingin disampaikan.
Acara seperti ini
tentunya juga dapat melibatkan sponsor, dan tentunya acara diharapkan dapat
terus bergulir hingga tahun-tahun berikutnya dan penting
untuk menjaga fokus kepada tujuan utama dari event seperti ini, salah satu
aspek utama yang penting adalah sesungguhnya setelah pelaksanaan event itu
sendiri tentang bagaimana penggalangan dana ini kemudian disalurkan.
Mari kita telaah
satu persatu bagaimana kita dapat mempersiapkan event fundraising outdoor
seperti fun walk, fun run, atau sejenisnya. Adapun untuk referensi adalah event
The Y-ME Mother’s Day Breast Cancer Fundraiser Walk.
1. Analyzing the Numbers
(Menganalisa Angka)
Mengorganisir
sebuah event penggalangan dana tentunya tidak sama dengan event lain, ada
tujuan dan kepentingan yang lebih besar. Oleh karenanya merencanakan event
selanjutnya atau kegiatan selanjutnya langsung dilakukan setelah event pertama
dilaksanakan, dan semua berkutat dalam ukuran angka.
Dalam event Y-ME
organizer memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1.
Komparasi event bagaimana
tahun ini dilaksanakan dibanding tahun lalu
2.
Bagaimana
experience peserta
3.
Evaluasi kategori
sponsor
4.
Merespon dengan
segera setiap feedback mengenai event
5.
Berapa banyak
volunteers yang terlibat untuk analisa kebutuhan di tahun berikutnya
6.
Berapa banyak
peserta event
7.
Berapa besar dana yang
terkumpul
8.
Berapa area promosi
yang digunakan dan apa saja
9.
Lokasi pelaksanaan,
berapa kota
Di tahun 2007, Y-ME
mengumpulkan lebih dari 7 juta dollar dengan peserta event hampir 43,000
pejalan kaki dari 12 kota dan 15 kota di tahun 2008.
2. Planning Timeline (merencanakan
jadwal kerja)
Seperti perencanaan
pelaksanaan event, adalah penting untuk membuat perencanaan kerja dengan waktu
yang terukur. Kebanyakan perencana event jika merupakan lembaga non profit
tidak memiliki banyak staff dan volunteer yang dapat bekerja untuk menyiapkan
event hingga terlaksana di hari H.
Salah satu yang perlu
dilakukan adalah bekerjasama dengan pemerintah lokal dan lembaga department lainnya
agar bisa mendapatkan jadwal di kalender event daerah. Dan juga perlu untuk
mendapatkan support dari korporasi sebagai sponsor, baiknya pendekatan
dilaksanakan setelah event terakhir selesai dilaksanakan.
Berikut adalah
garis besar dalam timeline yang perlu dipersiapkan atau dipikirkan dalam
pelaksanaan event penggalangan dana:
- Identifikasi sponsor
- Mempersiapkan tim yang
bekerja selama persiapan
- Memutuskan bentuk kegiatan
- Pelaksanaan rekrutmen tim
kerja
- Finalisasi persiapan logistik
event
- Pelaksanaan
- Pelaksanaan event terima
kasih
- Evaluasi dan persiapan event
berikutnya
3. Online Registration
System Success (pendaftaran online yang sukses)
Y-ME menggunakan
metode online untuk memaksimalkan proses informasi dan pendaftaran peserta.
Sistem yang mereka kembangkan memungkinkan volunteer dapat melihat langsung
donasi dan informasi lain terkait.
Dengan optimasi system
online ini peserta yang mendaftar di event Y-ME meningkat signifikan dari 4,000
orang menjadi 11, 594 orang. Dan donasi meningkat dari $5,000 menjadi $19,650
dan diyakini bisa menembus angka $2,35 juta, dan penggunaan system online ini
berhasil membuat penghematan biaya administratif hingga $20,000. Sistem ini
juga memberikan alat komunikasi yang cukup efektif dan cepat untuk mendukung keberhasilan
event tersebut.
4. Race Day Timeline
(perencanaan waktu hari H)
Acara seperti ini
biasanya dilaksanakan di pagi hari, dan waktu dalam bulan biasanya di awal
minggu awal bulan, dan persiapan untuk kelengkapan event dilaksanakan dalam
rentang waktu seminggu sebelum pelaksanaan hari H.
Saat Y-ME
merencanakan acara tahunan mereka biasanya tim kemudian akan segera menentukan
dan membatasi rute yang akan ditempuh, sehingga mereka memahami betul tenaga
yang harus disiapkan dan tidak membuang waktu di kemudian hari. Dan karena
event mereka bukanlah event kompetisi, maka mereka juga tidak perlu memikirkan
persyaratan tertentu untuk memenuhi kualifikasi kompetisi.
Berikut adalah
jadwal hari H yang biasanya disiapkan secara berurutan:
- Panitia tiba di lokasi, (2,5jam
sebelum acara dimulai)
- Volunteer Check-In, (2 jam
sebelum acara dimulai)
- Sponsor Check-In and Setup, (2
jam sebelum acara dimulai)
- Daftar ulang, (1,5jam
sebelum acara dimulai)
- Starting Line Setup (30 menit
sebelum start)
- Opening Ceremonies (10 menit
sebelum start)
- Start
- Main Stage Entertainment (1
jam setelah finish)
- Official Main Stage,
pengumuman-pengumuman (1,5jam setelah finish)
- Acara selesai (3 jam setelah
finish)
- Event evaluasi (setelah
seluruh event selesai)
Tips merencanakan Community/fundraising
Walk or Run
Bagi organisasi
atau EO yang berminat untuk melaksanakan event sejenis ini ada beberapa tips
yang bisa dilakukan:
- Mulai dari koneksi terdekat,
termasuk untuk relawan, sponsor atau anggota tim yang lebih besar. Dan tentukan
hasil yang dapat diukur.
- Evaluasi atau pelajari event
competitor yang sejenis di kota Anda, apa yang mereka lakukan dengan
sangat baik dan apa yang masih perlu perbaikan.
- Bekerja sama dengan
pemerintah kota setempat untuk membicarakan mengenai perizinan, lokasi,
waktu, departemen support terkait, dll.
- Understand your budget and make sure you keep
your operating expenses to 25-30% for a new event. Some charities will
strive for 15-20% of total expenses. Pahami budget yang ada dan jaga
pengeluaran operasional dikisaran 25-30% untuk pelaksanaan event yang
pertama. Pengerahan untuk memperoleh dana amal/donasi mungkin akan
memenuhi 15-20% dari total pengeluaran.
- Usahakan untuk bisa mendapatkan sponsor untuk mengcover 100% dari nilai pengeluaran kita
