Our Blog
Monday, July 2, 2018

Menyiapkan Event Komunitas atau Fund Raising (Penggalangan Dana)


Event komunitas atau kegiatan fundraising sesungguhnya tidak hanya melulu dikemas dalam bentuk campaign online atau indoor dalam bentuk gala dinner, tapi juga tentunya akan menarik jika dikemas dalam sebuah event outdoor yang melibatkan banyak orang. 

Selain kampanye dapat terlihat dalam bentuk publikasi yang besar, tentunya dari acara fundraising ada tujuan utama yang ingin dicapai, yaitu pengumpulan dana yang signifikan dan tentunya awareness terhadap issue yang ingin disampaikan.



Acara seperti ini tentunya juga dapat melibatkan sponsor, dan tentunya acara diharapkan dapat terus bergulir hingga tahun-tahun berikutnya dan penting untuk menjaga fokus kepada tujuan utama dari event seperti ini, salah satu aspek utama yang penting adalah sesungguhnya setelah pelaksanaan event itu sendiri tentang bagaimana penggalangan dana ini kemudian disalurkan.

Mari kita telaah satu persatu bagaimana kita dapat mempersiapkan event fundraising outdoor seperti fun walk, fun run, atau sejenisnya. Adapun untuk referensi adalah event The Y-ME Mother’s Day Breast Cancer Fundraiser Walk.

1. Analyzing the Numbers (Menganalisa Angka)
Mengorganisir sebuah event penggalangan dana tentunya tidak sama dengan event lain, ada tujuan dan kepentingan yang lebih besar. Oleh karenanya merencanakan event selanjutnya atau kegiatan selanjutnya langsung dilakukan setelah event pertama dilaksanakan, dan semua berkutat dalam ukuran angka.
Dalam event Y-ME organizer memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1.      Komparasi event bagaimana tahun ini dilaksanakan dibanding tahun lalu
2.      Bagaimana experience peserta
3.      Evaluasi kategori sponsor
4.      Merespon dengan segera setiap feedback mengenai event
5.      Berapa banyak volunteers yang terlibat untuk analisa kebutuhan di tahun berikutnya
6.      Berapa banyak peserta event
7.      Berapa besar dana yang terkumpul
8.      Berapa area promosi yang digunakan dan apa saja
9.      Lokasi pelaksanaan, berapa kota
Di tahun 2007, Y-ME mengumpulkan lebih dari 7 juta dollar dengan peserta event hampir 43,000 pejalan kaki dari 12 kota dan 15 kota di tahun 2008.

2. Planning Timeline (merencanakan jadwal kerja)
Seperti perencanaan pelaksanaan event, adalah penting untuk membuat perencanaan kerja dengan waktu yang terukur. Kebanyakan perencana event jika merupakan lembaga non profit tidak memiliki banyak staff dan volunteer yang dapat bekerja untuk menyiapkan event hingga terlaksana di hari H.
Salah satu yang perlu dilakukan adalah bekerjasama dengan pemerintah lokal dan lembaga department lainnya agar bisa mendapatkan jadwal di kalender event daerah. Dan juga perlu untuk mendapatkan support dari korporasi sebagai sponsor, baiknya pendekatan dilaksanakan setelah event terakhir selesai dilaksanakan.
Berikut adalah garis besar dalam timeline yang perlu dipersiapkan atau dipikirkan dalam pelaksanaan event penggalangan dana:
  • Identifikasi sponsor
  • Mempersiapkan tim yang bekerja selama persiapan
  • Memutuskan bentuk kegiatan
  • Pelaksanaan rekrutmen tim kerja
  • Finalisasi persiapan logistik event
  • Pelaksanaan
  • Pelaksanaan event terima kasih
  • Evaluasi dan persiapan event berikutnya
3. Online Registration System Success (pendaftaran online yang sukses)
Y-ME menggunakan metode online untuk memaksimalkan proses informasi dan pendaftaran peserta. Sistem yang mereka kembangkan memungkinkan volunteer dapat melihat langsung donasi dan informasi lain terkait.
Dengan optimasi system online ini peserta yang mendaftar di event Y-ME meningkat signifikan dari 4,000 orang menjadi 11, 594 orang. Dan donasi meningkat dari $5,000 menjadi $19,650 dan diyakini bisa menembus angka $2,35 juta, dan penggunaan system online ini berhasil membuat penghematan biaya administratif hingga $20,000. Sistem ini juga memberikan alat komunikasi yang cukup efektif dan cepat untuk mendukung keberhasilan event tersebut.

4. Race Day Timeline (perencanaan waktu hari H)
Acara seperti ini biasanya dilaksanakan di pagi hari, dan waktu dalam bulan biasanya di awal minggu awal bulan, dan persiapan untuk kelengkapan event dilaksanakan dalam rentang waktu seminggu sebelum pelaksanaan hari H.
Saat Y-ME merencanakan acara tahunan mereka biasanya tim kemudian akan segera menentukan dan membatasi rute yang akan ditempuh, sehingga mereka memahami betul tenaga yang harus disiapkan dan tidak membuang waktu di kemudian hari. Dan karena event mereka bukanlah event kompetisi, maka mereka juga tidak perlu memikirkan persyaratan tertentu untuk memenuhi kualifikasi kompetisi.
Berikut adalah jadwal hari H yang biasanya disiapkan secara berurutan:
  • Panitia tiba di lokasi, (2,5jam sebelum acara dimulai)
  • Volunteer Check-In, (2 jam sebelum acara dimulai)
  • Sponsor Check-In and Setup, (2 jam sebelum acara dimulai)
  • Daftar ulang, (1,5jam sebelum acara dimulai)
  • Starting Line Setup (30 menit sebelum start)
  • Opening Ceremonies (10 menit sebelum start)
  • Start
  • Main Stage Entertainment (1 jam setelah finish)
  • Official Main Stage, pengumuman-pengumuman (1,5jam setelah finish)
  • Acara selesai (3 jam setelah finish)
  • Event evaluasi (setelah seluruh event selesai)
Tips merencanakan Community/fundraising Walk or Run
Bagi organisasi atau EO yang berminat untuk melaksanakan event sejenis ini ada beberapa tips yang bisa dilakukan:
  • Mulai dari koneksi terdekat, termasuk untuk relawan, sponsor atau anggota tim yang lebih besar. Dan tentukan hasil yang dapat diukur.
  • Evaluasi atau pelajari event competitor yang sejenis di kota Anda, apa yang mereka lakukan dengan sangat baik dan apa yang masih perlu perbaikan.
  • Bekerja sama dengan pemerintah kota setempat untuk membicarakan mengenai perizinan, lokasi, waktu, departemen support terkait, dll.
  • Understand your budget and make sure you keep your operating expenses to 25-30% for a new event. Some charities will strive for 15-20% of total expenses. Pahami budget yang ada dan jaga pengeluaran operasional dikisaran 25-30% untuk pelaksanaan event yang pertama. Pengerahan untuk memperoleh dana amal/donasi mungkin akan memenuhi 15-20% dari total pengeluaran.
  • Usahakan untuk bisa mendapatkan sponsor untuk mengcover 100% dari nilai pengeluaran kita


sumber: thebalance.com

PT DIVA INSAN KREASI Jakarta - INDONESIA